pexels-karolina-grabowska-4197564.jpg

Insights

HR management guide during Covid-19 Pandemic

by Tanida Jirapong - 9 June 2021

          สถานการณ์โควิด 19 ที่กลับมาระบาดระลอกใหญ่อีกครั้ง (เป็นรอบที่ 3 …4) ไม่เพียงแต่ส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงวิถีการดำเนินชีวิตของผู้เท่านั้น แต่รวมถึงรูปแบบการดำเนินงานในองค์กร ที่มี “คน” เป็นหัวใจสำคัญในการขับเคลื่อน และถูกแยกย้ายกลับมาทำงานที่บ้าน (Work From Home) กันอีกครั้งหนึ่ง 

          แม้จะไม่ใช่เรื่องใหม่อะไร เพราะช่วง 1-2 ปีที่ผ่านมา ธุรกิจต่าง ๆ ก็เริ่มทยอยปรับตัว ปรับเปลี่ยนรูปแบบการดำเนินงานโดยการนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ มาใช้ (Operation Digitization) เห็นได้จากสถิติการใช้แพลตฟอร์มทำงานทางไกล (Remote Working) อย่าง Zoom, Microsoft Teams, Discord หรือ Skype ที่เพิ่มมากขึ้นอย่างมีนัยยะสำคัญ

Cover Image _ HRM.png

          อย่างไรก็ตาม แม้จะมีบทบาทสำคัญในการเข้ามาช่วยให้พนักงานในองค์กร ยังคงสามารถพูดคุยกันได้ในวันที่ไม่เจอกัน แต่เทคโนโลยี ก็อาจไม่ใช่คำตอบเดียว ที่เข้ามาเติมเต็มช่องว่างจากปัญหาทั้งหมดที่เกิดขึ้น เพราะ “การตรวจเช็คเวลาเข้าออกงาน, การติดตามผลความคืบหน้าของงาน, การจัดการสวัสดิการต่าง ๆ” สิ่งเหล่านี้ยังคงเป็นปัญหาที่แค่เทคโนโลยีอย่างเดียว อาจจะยังเอาไม่อยู่ ซึ่งส่งผลกระทบต่อเนื่องมายังตัวองค์กร รวมไปฝ่ายบุคคล หรือ Human Resources Department (HR) ที่เป็นผู้รับผิดชอบงานเหล่านี้โดยตรง 

          แล้วถ้าเทคโนโลยีไม่ใช่คำตอบทั้งหมดของเรื่องนี้ อะไรล่ะคือสิ่งที่ที่จะช่วยให้องค์กรและ HR สามารถจัดการงานบุคคลได้ง่ายขึ้น... คำตอบที่หลายคนอาจมองข้ามไปคือ การจัดการคน (People) ทรัพยากรที่สำคัญที่สุดในองค์กร แล้วจึงต่อด้วย การจัดการกระบวนการทำงาน (Process) ก่อนจะนำเทคโนโลยีเข้ามาเสริม ให้ง่ายและสะดวกสบายขึ้นนั่นเอง  

เริ่มต้นด้วย People & Process

          ที่ผ่านมา หลาย ๆ องค์กรเริ่มหันมาให้ความสนใจเรื่องการสร้างประสบการณ์การทำงานที่ดีให้กับพนักงานในองค์กร หรือ Employee Experience เพิ่มขึ้น ไม่น้อยไปกว่าเรื่องประสบการณ์ลูกค้าเลยก็ว่าได้ เพราะการสร้างประสบการณ์การทำงานที่ดี ไม่เพียงช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีความสุข แต่ยังเป็นการดึงเอาศักยภาพ และเปิดโอกาสให้พนักงานแสดงความสามารถออกมาได้อย่างเต็มที่ ขับเคลื่อนองค์กรต่อไปได้แม้ในช่วงการแพร่ระบาดของโควิด 19 
       

          “Employee Experience ถือเป็นหัวใจสำคัญที่เข้ามาขับเคลื่อนการทำงานวิถีใหม่ ทั้งเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานในองค์กร ให้รู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรไปจนถึงการเป็นเจ้าขององค์กรร่วมกัน โดยองค์กรต้องให้ความสำคัญและเข้าใจความต้องการของพนักงานทุกกลุ่ม โดยเฉพาะในยุคที่องค์กรมีพนักงานหลากหลายเจนเนอเรชัน การสร้าง Employee Experience ให้ประสบผลสำเร็จจึงต้องให้ความสำคัญ ทั้งการสร้างความสุขและคุณภาพชีวิตที่ดีให้กับพนักงาน รวมถึงส่งเสริมให้พนักงานได้เกิดการพัฒนาศักยภาพทั้งในเรื่องของทักษะการทำงานและทักษะในด้านอื่น ๆ ด้วยเช่นกัน” คุณเกด-กษมา เจตน์จรุงวงศ์ CEO ของ Omelet กล่าว

          ทั้งนี้ การสร้าง Employee Experience ในวันที่พนักงานไม่สามารถเข้ามาเจอกันได้ในออฟฟิศ อาจทำได้หลากหลายวิธี ไม่ว่าจะเป็นการอำนวยความสะดวก รวมถึงการเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน (Employee Engagement) โดยฝ่ายบุคคลอาจจัดกิจกรรมสันทนาการ กิจกรรม Townhall หรือ Virtual Party ผ่านช่องทางออนไลน์ต่าง ๆ ซึ่งนอกจากช่วยให้พนักงานได้ผ่อนคลาย ยังเป็นการดูแลสุขภาพกายและใจ เมื่อต้องกักตัวอยู่ในบ้านนาน ๆ อีกด้วย 

          ซึ่งเมื่อพนักงานพร้อมแล้ว ต่อมาคือเรื่องการวางแผนกระบวนการทำงาน หรือ Work Process ในองค์กร 

 

          หลาย ๆ คน เมื่อนึกถึงงานฝ่ายบุคคล มักจะติดภาพงานเอกสารและกระดาษกองโต ที่แม้ในสถานการณ์ปกติก็ปวดหัววุ่นวายอยู่แล้ว พอเจอพิษโควิดยิ่งทำให้ทุกอย่างยิ่งยากขึ้นอีกเท่าตัว การติดตามผลและความคืบหน้าของงาน ก็ทำได้ยากขึ้นเช่นกัน อย่างไรก็ตามสิ่งเหล่านี้สามารถแก้ไขได้หากมีการสื่อสารภายในองค์กร (Internal Communication) และการวางแผนการดำเนินงานที่ชัดเจนตั้งแต่ต้น 

          ไม่ว่าจะเป็น การประกาศความคืบหน้าและสถานการณ์ของบริษัท การวางแผนเพื่ออัพเดตงาน และนัดประชุมทีมเพื่อสื่อสารกันอย่างต่อเนื่อง รวมถึงเรื่องการ Log in เข้าระบบเพื่อบันทึกเวลาการทำงานเมื่อ Work From Home แทนการแสกนนิ้ว โดยฝ่ายบุคคลเองก็สามารถเข้ามาเก็บข้อมูล และตรวจสอบเวลาเข้าออกงานของพนักงานได้เช่นกัน 

          ทั้งนี้ การจัดการคน และแผนการทำงานที่ชัดเจน ไม่เพียงแต่ช่วยให้การทำงานง่ายและเป็นระบบมากขึ้น เท่านั้น แต่ยังช่วยให้พนักงานเห็นภาพรวมของบริษัท รวมถึงมี Mindset เดียวกันที่จะพาองค์กรไปถึงเป้าหมาย และภารกิจที่องค์กรวางไว้

pexels-anna-shvets-4226140.jpg

คนพร้อม งานพร้อม ทำให้เร็วด้วยเทคโนโลยี

          อย่างที่กล่าวไปตอนต้น ช่วงการระบาดของโควิด 19 เราเริ่มเห็นการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้กับการดำเนินงานในองค์กรมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการประชุมออนไลน์ ผ่านโปรแกรม Microsoft Teams, Zoom, Discord หรือ Skype ซึ่งสอดคล้องไปกับปริมาณแพลตฟอร์มหรือแอพลิเคชันใหม่ ๆ ที่ปล่อยออกมาสู่ตลาดเพิ่มขึ้นด้วยเช่นกัน

          ทั้งนี้ เมื่อองค์กรทราบความต้องการของพนักงาน และรูปแบบการดำเนินงานในองค์กรแล้ว องค์กรสามารถเลือกนำเทคโนโลยี ที่ตอบโจทย์การใช้งาน และความต้องการขององค์กรจริง ๆ มาใช้งาน เพื่อช่วยลดระยะเวลา และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานไปพร้อม ๆ กัน โดยในปัจจุบัน การนำเทคโนโลยีมาใช้กับการทำงานนั้น ไม่ได้ถูกจำกัดเพียงแค่เป็นช่องทางสำหรับการสื่อสาร ผ่านการ Chat & Conference เท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงช่องทางการทำงานร่วมกัน ไปจนถึงการติดตามผลการดำเนินงาน เมื่อไม่ได้เข้ามาเจอกันในออฟฟิศ

          ตัวอย่างเช่น แพลตฟอร์มการทำงานของ Microsoft Teams ที่มีผู้ใช้งานมากกว่า 400 องค์กรในประเทศไทย ได้ออกฟีเจอร์ใหม่ ๆ มากมาย เพื่อตอบโจทย์การ Work From Home ไม่ว่าจะเป็น การ Brainstorm ผ่าน กระดาน Whiteboard ออนไลน์ การติดตามสถานะการดำเนินงานในรูปแบบการ์ดผ่าน Tasks by planner and to do ไปจนถึงโปรแกรมสำหรับช่วยการออก Slide อย่าง Design Ideas ผ่านโปรแกรม Power Point อีกด้วย

          นอกจากนี้ ในปัจจุบันยังมีแอพลิเคชัน หรือ Plug-in ตัวอื่น ๆ ที่ออกแบบมาเพื่อรองรับการทำงานของ HR โดยตรง โดยช่วยดูแลเรื่องการลงชื่อเข้าออกงาน แจ้งลา ที่สามารถใช้งานได้ง่าย ๆ ตัวอย่างเช่น  AssistMe แชทบอท ที่สามารถใช้งานผ่าน Microsoft Teams และ LINE เชื่อมต่อการทำงานของพนักงานทั้งหมดในองค์กรเข้าด้วยกัน อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ AssistMe ได้ที่นี่

          ไม่เพียงแต่ช่วยให้สามารถดำเนินงานได้อย่างสะดวกสบายและรวดเร็วขึ้น การนำเทคโนโลยีมาช่วยการทำงานในองค์กร ยังทำให้พนักงานสามารถนำเวลาไปสร้างสรรค์งานอื่นเพิ่มเติม และช่วยจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ เรียกดูได้ผ่าน Dashboard ต่าง ๆ เช่น โปรแกรม Power BI ทำให้ฝ่ายบุคคลสามารถนำข้อมูลเหล่านั้น มาประกอบการตัดสินใจ และปรับรูปแบบการดำเนินงานให้สอดคล้องกับการทำงานของพนักงานมากขึ้น ขับเคลื่อนองค์กรแบบ Data Driven ได้เช่นกัน 

pexels-edward-jenner-4031818.jpg

แชร์บทความนี้ : 

Author

ฐานิดา จิราพงษ์

HR Officer of Omelet

ธีรโชติ หล่อจีรานนท์

Marketing of Omelet

Other articles

Cover Image _ AssistMe.png

Products

AssistMe : your personal HR assistant chatbot

Cover Image _ Internship.png

Omelet's People

Exploring your career at Omelet